17.オペレーション（購買管理)

仕入先

仕入先に原材料・部品を発注する際に、
まったく知らない会社にいきなり注文を出すことはしないでしょう。
どういう会社か、要求される品質、価格、納期を守れる会社かどうか、
​事前にホームページや信用調査、面談などで会社の状況をつかみ、
​その上で見積を取るでしょう。
​見積依頼先に加えてもよいと社内で承認されれば、
​その仕入先を仕入先マスターに登録します。
​その際に仕入先の名称、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、
​事業所、支払条件や支払先口座など、発注作業が楽になるように、
​必要な情報を登録しておきます。

見積依頼

例えば下記の場合に仕入先に対して見積依頼を出します。
​・新規仕入先への発注
　　発注実績のない仕入先への発注
・新規品目の発注
　　発注実績のある仕入先であっても初めて発注する品目

見積りには品目の仕様や希望納期、納品先、契約条件(支払日や支払方法等)、
​仕入先が見積りをするために必要な情報を仕入先に提供します。

見積依頼は１社の場合もあれば、複数の場合もあります。
見積提出期限を設け、期限内に提出された見積書に対して​分析・評価し、
​最終的に仕入先を決定します。

購買依頼

​特定のモノやサービスを購入したいと、
要求元部門が購買部門に対して購買依頼(発注申請)を出します。

購買依頼では品目の仕様や希望納期、納品先、契約条件(支払日や支払方法等)、
​購買部門が承認をするために必要な情報を購買部門に提供します。

購買部門が購買依頼(発注申請)の承認/否認の判定を行います。
判定結果は要求者に通知されます。
 

発注

​特定のモノやサービスを購入したいと、
購買部門担当者が仕入先に対して注文を出します。

社内での発注申請においては、
発注では品目の仕様や希望納期、納品先、契約条件(支払日や支払方法等)、
​購買担当者は承認者に対して必要な情報を提供します。

これを受けて発注承認者が発注申請の承認/否認の判定を行います。
判定結果は購買担当者及び要求者に通知されます。

受入

所定の納期までに仕入先は納品先にモノを納めたり、
​サービスを履行したりします。これが受入れです。

受け入れた後、検査をします。
検査合格であれば検収済みとなります。
​モノは受入の場から在庫保管場所（ないし工程）に移します。

検査不合格であれば仕入先に返品します。
​これが受入返品です。

発注価格

見積依頼、購買依頼、発注において重要な判断材料となるのが価格。

モノは基本的に数量と単価を掛け合わせて総額を算出するパターン、
​サービスは基本的に一式いくらのように総額のみのパターン。
​まとまった数量になれば値引きする場合もあるなど、
​価格の決め方はさまざま。

いずれにしても予算見合いで、価格交渉の末、決定される。
​ただ、優越的地位を乱用し、値切ればいいという訳ではなく、
費用対効果を考え、​合理的な価格に落ち着くことが望まれます。

購買承認

購買依頼や発注において、（予め設定された）承認経路に基づき、
申請及び承認/拒否のワークフローが重要になります。

申請及び承認の手続きを経ないと、申請者が自分の欲しいものを
いつでも購入できることになってしまいます。

承認経路は承認者が一人という場合もあれば、
例えば承認限度額に等により、複数の多段階承認という場合もあります。